全校各部门、单位：
为进一步提高学校党委常委会、校长办公会会议议事决策效率和科学性，根据《关于印发<中共苏州城市学院委员会全体会议和常务委员会会议议事规则><苏州城市学院校长办公会议议事规则>的通知》（苏城院委〔2021〕5号）及相关规范性文件要求，现就进一步做好学校党委常委会会议、校长办公会议题征集与会议纪要查阅有关工作通知如下：
一、议题分类及材料要求
（一）议题分类
1．校长办公会：议题分为学习类、提议类、决定类、通报类。其中，提议类后续需再提交党委常委会审议决定；通报类议题仅通报相关情况，无需会议决策。
2.党委常委会会议：议题分为第一议题、学习类、审议决定类、通报类、专题研究类，其中，第一议题、学习类、专题研究类一般由校党委领导指定，通报类议题仅通报相关情况，无需会议决策。
（二）材料组成
议题材料须包含议题征集表（附件1）、主请示（报告）材料或附件（若有，如制度、通知、方案、协议合同等）
办公会提议类、决定类，常委会会议审议决定类议题的主请示材料应包含以下三部分：
一是基本情况。简要说明议题的相关背景，如申报此议题的原因、目的、作用、意义等，以及申报议题的现实依据、政策依据、法律依据；说明拟推进该事项的时序进度或完成时限，特别是涉及如贯彻落实上级工作要求、基建、采买、人员招聘、干部选任、条例制度等政策的发布实施、组织或机构成立等事宜；审议制度文件，需说明是制定或修订。
二是论证或审批情况。说明议题调研情况；通过哪些论证程序，如通过学术委员会、领导小组（委员会）会议或专题会议等；是否经过相关职能部门的审核同意；涉及文件制发的应明确是否已对照《苏州城市学规范性文件管理暂行办法》（苏城院委〔2022〕45 号）执行，涉及合同协议的，应明确是否已通过合法性审查；涉及财务支出的，应明确是否已纳入预算和经费来源，否则应经学校相关财务小组会议通过后申报。
三是提请审议的事项及决策建议。若一个议题涉及多个决策，须分条列出提请审议的事项，并提出明确的决策建议。如修订文件，主要说明修订内容（文件可使用修订模式）。
（三）体例格式要求
主请示（报告）材料内容条理清晰，简洁扼要。材料体例请与议题分类保持一致，切勿出现体例为报告式，内容为请示类的情况（体例格式模板见附件2）
二、征集程序
（一）会前论证
议题上会前应充分调研和会商论证。牵头部门负责议题酝酿提出、拟订方案、征求意见、组织论证、技术咨询、风险评估、合法性审查等环节，在充分论证的基础上，提报党委常委会或校长办公会会议；未经充分论证并取得一致意见的，不予提交上会。需要相关部门、单位或法律顾问前期审核的议题，未经审核同意，不予提交上会。
（二）准备材料
议题材料务必做到论证科学、资料齐全、数据准确、表述完整，严禁出现词语表达、数据引用等错误。未提供上会材料（涉密等原因除外）或提供的上会材料不完整、不成熟，不予提交上会。上会材料需经分管校领导审定后，按照议题征集单、主请示（汇报）材料及附件材料的顺序进行排序。议题涉及其他列席部门、单位的，上会材料应在会前由牵头部门发送至其他部门、单位。列席部门、单位上会时请自备材料。
（三）议题申报
议题申报由职能部门发起，建议由部门指定科室归口负责，所有议题申报均须经本部门负责人、分管校领导审定。
为确保决策效率和质量，拟上会议题原则上应至少提前两个工作日申报（如周一召开，上周四即需提交材料），严格避免临时动议，匆忙上会。议题受理部门为党委办公室（校长办公室）
三、纪要查阅
党委常委会、校长办公会会议纪要由党委办公室（校长办公室）负责，经相关校领导审定后制发。办公会决定类、提议类，常委会会议审议决定类议题的会议纪要，均将通过数字门户系统流转至各议题列席部门、单位负责人，各部门、单位可在系统中查阅。原则上，以上类型议题纪要不再通过其他方式流转或接受调阅。
四、其他
（一）提高思想认识
各部门、单位须深刻认识党委常委会会议、校长办公会的重要性和严肃性，主要负责人要提高政治站位，讲政治、守规矩，严格按照有关规定，认真做好会议相关准备工作，严格遵守会议纪律。
（二）提高材料质量
上会议题须充分酝酿、充分论证，提前准备、高质量撰写，确保议题合法合理、科学严谨、切实有效。各牵头部门有上会议题时，应提前准备好议题材料，按照规定时间完成议题申报流程，原则上避免先确认会议时间，再着手准备相关材料的现象。
（三）加强督查考核
党委办公室（校长办公室）将加强对各单位议题申报材料的及时性、完整性督导和检查，对于不按时提交材料、材料前期论证不充分、材料质量不符合要求的议题，原则上不予上会。
（四）未尽事宜请联系党委办公室（校长办公室）文秘科，联系人：何玥，联系方式：68356112
附件1：苏州城市学院党委常委会会议、校长办公会议题征集单.docx
注：以上附件均可至学校党委办公室（校长办公室）部门网站“资料下载”栏目中下载使用。
党委办公室（校长办公室）
2023年10月26日
